Stenging av enkelt rom

Introduksjon

I CIS har man mulighet til å sette enkeltrom midlertidig ut av drift i definerte perioder. I denne perioden vil rommet være sperret for booking og ikke inkluderes i relevante oversikter og rapporter.

For å sette et rom midlertidig ut av drift, naviger til lokasjonen rommet tilhører via:
Setup → System → Oppsett av sted.

Velg deretter fanen Boenheter, og åpne aktuell boenhet.

Sette rom ut av drift

1. Marker ønsket rom eller rommene som skal settes ut av drift.

2. Klikk på "Sett ute av drift i periode".

3. Velg perioden rommet skal være ute av drift, og klikk "Lagre".
Rommet vil være utilgjengelig i hele den angitte perioden, det vil si fra og med valgt Fra-dato til og med Til-dato.


Oversikt over rom som er ute av drift

En samlet oversikt over rom som er midlertidig satt ut av drift finnes under fanen "Ute av drift-perioder". Her vises en liste over alle rom som har aktive eller tidligere perioder ute av drift.

For å se detaljer for et spesifikt rom, klikk på pilen ved siden av oppføringen for å utvide informasjonen.

Det er også mulig å se oversikt over perioder der et rom er ute av drift direkte inne på det aktuelle rommet.

Hva som blir påvirket 

Ny booking

Når et rom settes ut av drift, vil dette påvirke tilgjengelig kapasitet i den aktuelle perioden. Antall ledige rom vil reduseres, og kapasiteten for den aktuelle romtypen vil justeres tilsvarende.

Bookingoversikt

Rom som er midlertidig satt ut av drift vil fortsatt vises i bookingoversikten. Perioden hvor rommet er ute av drift markeres med rødt.

Det vil ikke være mulig å opprette nye bookinger i denne perioden, verken ved klikk eller ved bruk av dra-og-slipp.

Oversikt møterom

Møteromsoversikten fungerer på samme måte som bookingoversikten. Perioder hvor rommet er satt ut av drift markeres med rødt.

Det er ikke mulig å opprette møteromsbookinger i perioder hvor rommet er ute av drift.

Booking

Dersom et rom er satt ut av drift i en gitt periode, vil det ikke være tilgjengelig for tildeling ved opprettelse av nye bookinger i denne perioden.

Ved endring av dato på en eksisterende booking med et allerede tildelt rom, vil systemet gi en advarsel dersom rommet er ute av drift i den nye perioden. Det vil da vises et varselikon som indikerer når rommet ikke er tilgjengelig.

Gruppebooking

Det samme gjelder for gruppebookinger:

Automatisk tildeling av rom 

Rom som er satt ut av drift vil automatisk bli ekskludert fra tildeling i bookinger hvor perioden overlapper med rommets utilgjengelighet.

Rapporter

I rapporter som viser bodøgn over en periode, vil rom som er ute av drift bli ekskludert for den aktuelle perioden.

For øyeblikksrapporter, som for eksempel oversikt over ledige rom og brannlister, vil rommet ikke vises dersom det er ute av drift på tidspunktet rapporten genereres.

Bodøgn Dashbord og Cis Dashbord

Parametrene i dashbordene justeres automatisk i henhold til rom som er satt ut av drift. Kapasiteten vil reduseres tilsvarende, mens tapte bodøgn vil øke.

Kvoter

Kvoteoversikten blir også påvirker av endringene antall ledige rom og aktive total tar hensyn til midlertidige stengte rom.