Gruppe booking

Innledning

En gruppebestilling er en effektiv måte å arbeide med flere enkeltbestillinger samtidig. I tillegg kan hver enkeltbestilling administreres separat om nødvendig.Når en ny gruppebestilling er opprettet, brukes visningen nedenfor til å redigere gruppebestillingen. 

Det er 3 faner i gruppebestillingsvisningen: Gruppeinformasjon, Navneliste og Endre bestilling/Gruppe inn-/utsjekk.

Gruppeinfo

I Gruppeinfo registreres generell informasjon om gruppebestillingen. Når informasjonen endres og du klikker Lagre, vil du bli spurt om du ønsker å oppdatere informasjonen på hver av de relaterte bestillingene også.

I nederste høyre hjørne av Overnatting vises typene og antallet rom som kreves for gruppebestillingen. Når gruppebestillingen opprettes, blir enkeltbestillingene for romtypen og antallet automatisk opprettet (12 rom av typen Simple w/shower i skjermbildene ovenfor). Hvis det trengs flere rom, velg Romtype og Antall rom, og klikk på "+" -knappen. Klikk deretter på Generer bookinger for å opprette bestillingene for de ekstra rommene.

Man kan sjekke kapasitet ved å trykke på sjekk kapasitet. Man vil da få opp en liste over kapasitet per dag i perioden  for gruppebookingen:

Navneliste

Trykk på navneliste fanen for å gå videre til tildeling av rom og gjester på bookingen.

Det er to måter man kan tildele rom og gjester til bookingene i gruppen: Man kan legge til en og en gjest og tildele et rom om gangen på bookingene. eller man kan auto tildele rom til alle bookingene samt tildele flere gjester om gangen til bookingene.

Manuell tildeling av rom

Klikk på bookingen du vil tildele et rom til. Finn deretter rom du vil tildele i listen til høyre, klikk på rommet. Du vil få beskjed om at rommet er tildelt. Lagre for å bekrefte rommet vil da vises på bookingen.

Auto tildeling av rom 

Fyll ut eventuelle ønsker du har for rommene som skal tildeles(romtype. boenhet, status rommet har nå, og etasje, om rommet som skal tildeles må være ledig nå).

Klikk på "Tildel rom til alle i gruppen"

Rom vil nå bli satt av til alle bookinger i gruppen som ikke har et rom fra før. Man trenger ikke å lagre ved auto tildeling av rom. 

Tildele en gjest

For å tildele en gjest til bookingen trykker du på ikonet av en person i booking listen.

Søk etter gjesten som du vil tildele til bookingen og trykk "velg gjest". Trykk lagre for å bekrefte endringene.

Tildeling av flere Gjester

Trykk på "Tildel flere gjester", du vil få opp gjestelisten. Søk og velg alle gjestene du vil tildele til bookingene. Trykk på "Tildel gjester til bookinger". Gjestene vil bli tildelt og endringene vil lagres automatisk.

Masse Innsjekk/Utsjekk av gruppebooking.

Man kan sjekke inn alle eller noen av gjestene gjennom gruppebookingen. 

Under denne fanen kan du endre ankomstdato , ankomsttid , avreisedato og avreisetid.

Det er noen regler som gjelder for endring av ankomst og avreise og innsjekk/utsjekk. 

1. Endret ankomstdato/tid vil bare påvirke bookinger i bestilling. En endret avreisedato/tid vil bare påvirke bookinger som er i bestilling, innsjekket og på perm.

2. Man kan bare sjekke inn gjester som har tildelt rom, ankomstinformasjon og som er i bestilling.

3. Man kan bare sjekke ut gjester som har avreise dato og tid fylt inn og som har status som innsjekket.

MasseInnsjekk

trykk på "Sjekk inn" knappen bookinger som kan sjekkes inn er bookinger som har gjest, rom, ankomst dato og tid  som har status som bestilling.

Når du trykker sjekk inn vil du få en dialog for å sette ankomsttid, ankomstdatoen blir satt til dagens dato. Trykk lagre for å bekrefte endringene..

Masseutsjekk

Trykk "Sjekk ut"  velg avreisetid som skal gjelde for alle bookingene i gruppen som har innsjekket som status. 

Trykk ok på dialogen når du har valgt avreise tid, du vil få en dialog per booking som ikke har avreise til dagens dato. Du vil da få valget mellom å beholde gitt avreisedato eller endre den til dagens dato. 

Trykk Lagre for å bekrefte utsjekkingen

Masseendring av data

Når man har bookinger på gruppebookingen og du endrer noe informasjon vil du få en dialog som spør deg om du vil endre informasjonen på alle bookingene i gruppen. Velg "Ja" for at endringene skal gjelde alle bookingene nei for å bare endre på gruppebookingen. Trykk lagre for å bekrefte endringene.