Modul for møterom og fasiliteter

InfoCamp har en egen modul for booking av møterom og andre fasiliteter. For å ta den i bruk må modulen aktiveres av Infotronics. Kontakt support@infotronics.no.

Møteroms-modulen kan f.eks benyttes ved arrangementer, gjerne i tillegg til vanlige gjesterom. Denne artikkelen beskriver hvordan man jobber med møterom i løsningen. 

Oppsett av møterom

Møterom settes opp på samme måte som gjesterom under Oppsett->System->Oppsett av sted. Oversikt over alle møterom som er satt oppp finner man under Møterom->Oppsett

Romfarge i kalenderen

• Hvert møterom kan ha en egen romfarge.
• Fargen vises som bakgrunn på radene i møteromskalenderen, og RomNr får samme farge i romlisten.
• Romfarge settes i Oppsett av sted → Boenhet → Rom → Masse endring.

Booking av møterom

Når møterommet er satt opp, kan det bookes på to måter:

1. Frittstående booking: Under Møterom → Oversikt i kalenderen.
2. Som del av en gruppebooking: Under redigering av gruppebookingen. 

Prinsippene for redigering er de samme. Oversikten viser møteromsbookingene i en visuell kalender. Man velger hvilken Periode man vil se for, og kan eventuelt filtrere rommene som vises ved å legge inn hele eller deler av romnavn:

Slik gjør du en frittstående booking:

• Marker ønsket tidsperiode i kalenderen (bilde 3 under)
• Velg kontrakt, møteansvarlig og eventuelt annen informasjon i dialogboksen som åpnes (bilde 4)
• Klikk Lagre.

Tips: Du kan flytte eller endre tidspunkt ved å dra-og-slippe bookingen i kalenderen.

Bilde 3: Marker ønsket tidsperiode

Bilde 4: Dialogboks

Hvis møterommet bookes som en del av en gruppebooking er de aktuelle feltene forhåndsutfylt. 

Gjesteromskapasitet

Slår du på Vis gjesteromskapasitet, får du en oppsummering av ledige gjesterom øverst i kalenderen. Samtidig endres visningen slik at du ser hele dager i stedet for timer.

Bilde 5: Gjesteromskapasitet

Gruppebooking - dupliseringsmodus

Hvis man jobber med en gruppebooking har man mulighet til enkelt å opprette flere møteromsbookinger knyttet til gruppebookingen. Dette kan være aktuelt f.eks hvis man har et større arrangement, hvor det skal benyttes flere møterom parallellt. 

For å opprette flere møteromsbookinger:

• I Møterom-fanen vises tilhørende møteromsbookinger i grønt. Andre møteromsbookinger vises i grått og kan ikke endres.
• Aktiver Dupliseringsmodus (Markert med 1 i bilde 5) for å kopiere en eksisterende møteromsbooking til nye rom/datoer/tider ved å dra-og-slippe (bilde 6).

Bilde 5: Dupliseringsmodus

Bilde 6: Dra og slipp for å duplisere