KeyCafe
Infocamp tillater nøkkelforvaltning ved hjelp av KeyCafe nøkkelskap og brikker (Fobs). Dette tillater sikker henting og levering av romnøkler uten behov for en bemannet resepsjon.
Nøkkelforvaltning
Nøkkelforvaltningen i InfoCamp gir en enkel oversikt over ankomster og plassering av nøklene for rom som er tildelt disse:
Bookinger
Øverst vises det ankomster de nærmeste 5 dagene og status på romnøkler på rom som er tildelt disse. Tidsrommet kan endres ved behov, ta kontakt med oss for å tilpasse.
Denne listen gir enkel oversikt om ankommende gjester kan plukke opp nøklene sine eller om disse må plasseres i skapet for å gjøre det mulig. Listen viser også hvis rom mangler brikke/fob og tillater å koble ny brikke mot rommene (se Registrer fob/nøkkel lenger ned).
Sjekk ut alle/ til bookinglisten
Hvis det finnes bookinger som er innsjekket eller på permisjon som har nøkkel i skapet vil du se denne listen. Der har du muligheten til å sjekke ut alle i den listen. Det kan man gjøre ved å trykke på knappen "Sjekk ut alle". Alternativt kan du trykke på "Til bookinglisten" som vil ta deg til bookinglisten filtrert slik at du ser kun de som er sjekket inn med nøkkelfob i skapet for å behandle bookingene.
Nøkkelluker
Denne fanen gir en oversikt over all nøkkellukene og hvilken nøkel som evt er plassert i disse.
Alle nøkler
Dennen fanen gir en liste over alle nøklene og gir oversikt over plasseringen og bevegelsene av disse - slik kan man se om en gjest har fått hentet ut og/eller levert nøkkelen til skapet.
Denne listen gir også mulighet å fjerne kobling av brikker/digiale nøkler mot rom/fysiske nøkler. Man kan også kontrollere nøkkelboksene eller plassere nøkler i skapet.
Gjør klar til ankomst
For å sjekke at nøkler er lagt i skapet og klart til ankomst for gjestene ser man på listen Bookinger som beskrevet over. Alle bookinger må ha Nøkkelstatus "- i skapet - " for at gjesten skal kunne sjekke inn selv.
Hvis det er bookinger som har status "- ikke i skapet -" må du finne nøkkelen med riktig brikke, og legge denne i skapet. Det gjøres på skapet ved å:
- Trykk på skjermen på skapet
- Velg Key Drop Off
- Scan "foben"/brikken på leseren på skapet. En luke på skapet vil åpne seg
- Legg nøkkelen i luken
- Lukk luken
Hvis det er flere nøkler som skal plasseres i skapet kan det være smart å samle sammen disse, og så gjøre prosedyren over for hver av nøklene når man er ved skapet. Når alle nøkler er plassert i skapet må Nøkkelforvaltning-siden "refreshes" for å se riktig status på bookinger og nøkler. .
Hvis en ankomst er på et rom som ikke har en registrert "fob"/brikke må man først registrere den som beskrevet under. Når det er gjort følger man beskrivelsen som over for å plassere nøkkelen i skapet.
Registrer fob/nøkkel
Ved å trykke på knappen Registrer fob kobler man en KeyCafe brikke ("fob") til det aktuelle rommet. Skriv inn id på nøkkel fob og trykk "Registrer nøkkel".
Nøkler per rigg
Har listes alle boenhetene som er konfigurert for bruk med nøkkelskap.
Denne listen gir samme oversikft som Alle nøkler og her kan man også registrere nye fobs for som ikke har koblet en brikke fra før.
Forenklet henteprosess for nøkkel
Det er mulig å la gjestene hente nøkkelen uten at dem må logge på gjesteportalen. Det gjøres ved å sette inn [KEYCAFEKODE] i teksten til invitasjonseposten eller tekstmeldingen.
Hvis placeholderen finnes i teksten blir den erstattet med PIN koden gjesten kan bruke for å hente nøkkelen. Når det er aktivert slik blir også gjesten logget rett inn i gjesteportalen når den trykker på lenken.