TimeEdit-integrasjonen

TimeEdit-integrasjonen i InfoCamp

Brukerveiledning for oppsett og daglig bruk – uten tekniske detaljer

Innhold

• Hva integrasjonen gjør
• Roller og forutsetninger
• Oppsett (administrator)
• Bruk i hverdagen (booking)
• Henting fra TimeEdit (synkronisering inn)
• Slik ser du at rom/booking er koblet
• Tittel, tider og tidssone
• Feilsituasjoner og feilsøking
• Beste praksis
• Begreper
• Oppsummering

Hva integrasjonen gjør

• Kobler møterom i InfoCamp til tilsvarende rom i TimeEdit.
• Oppretter, oppdaterer og sletter reservasjoner i TimeEdit når du endrer bookinger i InfoCamp for koblede rom.
• Henter reservasjoner fra TimeEdit og viser dem som bookinger i InfoCamp.

Målet er ett felles sannhetsgrunnlag for rombooking – uansett om du jobber i InfoCamp eller i TimeEdit.

Roller og forutsetninger

• InfoCamp Administrator konfigurerer integrasjonen og kobler rom.
• Brukere booker møterom som vanlig i InfoCamp; integrasjonen håndterer synkronisering for koblede rom.
• Integrasjonen må være aktivert for leietaker og ha gyldige tilkoblingsdata til TimeEdit.

Oppsett (InfoCamp Administrator)

Gå til oppsett

Åpne siden for TimeEdit-oppsett: Møterom → TimeEdit → Trykk på tab for oppsett 

1) Tilkobling og grunninnstillinger (fanen «Oppsett»)

• BaseUrl, OrganizationId, ApiKey – kreves for å koble til TimeEdit.
• RegionHeader (valgfritt) – brukes ved behov for regionsheader.
• ReservationMode (valgfritt) – styrer hvilke reservasjoner som hentes.
• Kontrakt – standardkontrakt som brukes hvis booking mangler kontrakt.
• Standard antall dager – standard tidsvindu ved spørringer/synk.

Klikk «Lagre» for å aktivere endringer. Systemet varsler hvis felt mangler eller lagring feiler.

2) Koble rom (fanen «TimeEdit Rom»)

• Koble til: Trykk «Koble til InfoCamp», velg riktig InfoCamp-møterom og bekreft.

• Oppheve kobling: Trykk på «tilkoblet»-knappen og velg å oppheve koblingen.

• Oppdater romlisten når som helst for å hente status fra TimeEdit.

Kun koblede rom synkroniseres. Kobling endrer ikke eksisterende reservasjoner i TimeEdit.

Bruk i hverdagen (booking)

Opprette eller endre booking - se hvordan opprette eller endre booking

• Naviger til tab for Møterom - for detaljer om møterom se modul for møterom og fasiliteter
• Velg rom. Koblet rom vises med TimeEdit-ikon.
• Fyll ut Tittel, Fra/Til og Tid, eventuelt Prosjekt, Gruppe og Kommentar.

Krav for TimeEdit-rom

• Møteansvarlig: For enkel-bookinger må du velge «Møteansvarlig» fra TimeEdit-ansatte.
• Kontrakt: Mangler kontrakt, settes standardkontrakt fra oppsettet automatisk.

Lagring

• Oppretter en ny reservasjon i TimeEdit og lagrer referansen i InfoCamp.
• Endringer oppdaterer reservasjonen i TimeEdit.
• Sletting Kansellerer reservasjonen i TimeEdit.

Hvis TimeEdit ikke er tilgjengelig, vises en feilmelding, og reservasjonen blir ikke registrert i TimeEdit før feilen er rettet. Systemet støtter ikke gjenoppretting av tidligere feilslåtte reservasjoner, og du kan heller ikke lagre nye reservasjoner i InfoCamp for det aktuelle rommet før feilen er løst. Vanlige årsaker er for eksempel manglende tilgang i TimeEdit, at møteansvarlig ikke har rettigheter til å booke rommet, eller at rommet allerede er opptatt på ønsket tidspunkt. Hvis du vil lagre møteromsbookingen kun i InfoCamp – uten å sende den til TimeEdit – må koblingen mellom InfoCamp-rommet og TimeEdit-rommet oppheves.

Henting fra TimeEdit (synkronisering inn)

• Systemet kan hente reservasjoner fra TimeEdit for koblede rom innenfor valgt tidsrom.
• Matching: Finnes booking med samme referanse i InfoCamp, oppdateres den. Ellers opprettes ny.
• Tittel: Hentes fra reservasjonens fritekst (UserText i TimeEdit) hvis tilgjengelig.
• Ansvarlig: Velges i prioritert rekkefølge: Teacher → Employee → OtherEmployee (kun aktive).
• Kontrakt: Mangler kontrakt, settes standardkontrakt fra oppsett.

Resultatet er at kalender og lister i InfoCamp viser reservasjoner som ligger i TimeEdit.

Slik ser du at rom/booking er koblet

• TimeEdit-ikon vises på booking-skjema for koblede rom.
• I «TimeEdit Rom»-fanen vises hvilke InfoCamp-rom et TimeEdit-rom er knyttet til.
• Synkroniserte bookinger har en intern TimeEdit-referanse i InfoCamp.

Tittel, tider og tidssone

• Tittel i TimeEdit settes lik «Tittel» i InfoCamp (eller «InfoCamp Booking #ID» hvis tom).
• Tider håndterer lokal tidssone og sommertid korrekt.

Feilsituasjoner og feilsøking

Vanlige feilmeldinger

• «TimeEdit ikke konfigurert.»
• «Auth mot TimeEdit feilet.»
• «Mangler TimeEdit-romreferanse (EksternID).»
• «Mangler møteansvarlig for TimeEdit.»
• «Ugyldig tidsrom (slutt ≤ start).»
• «Kunne ikke slette TimeEdit-reservasjonen.»

Sjekkliste

• Er integrasjonen aktivert og riktig konfigurert?
• Er rommet koblet til et TimeEdit-rom?
• Er møteansvarlig valgt når det kreves?
• Stemmer valgt periode når du forventer å se reservasjoner?
• Prøv «Oppdater» og forsøk på nytt. Ved vedvarende problemer: kontakt administrator.

Beste praksis

• Koble alle relevante rom, og vedlikehold koblinger ved endringer.
• Bruk en tydelig «Tittel» – synlig i begge systemer.
• Velg korrekt «Møteansvarlig» på TimeEdit-rom for sporbarhet.
• Planlegg konsekvenser for eksisterende reservasjoner før du opphever kobling.

Begreper

• Koble rom: Linke InfoCamp-rom til TimeEdit-rom.
• Møteansvarlig: Ansatt-objekt i TimeEdit som står som ansvarlig.
• Standardkontrakt: Kontrakt som brukes automatisk ved behov.
• Synkronisering: Hente fra TimeEdit til InfoCampog/eller oppdatere TimeEdit fra InfoCamp.

Oppsummering

Administrator setter opp integrasjonen og kobler rom. Brukere booker møterom som normalt; for koblede rom håndteres synkronisering automatisk. Endringer i InfoCamp oppdaterer TimeEdit, og reservasjoner i TimeEdit kan synkroniseres inn til InfoCamp. Klare feilmeldinger hjelper ved avvik – kontroller oppsett, koblinger og møteansvarlig ved behov.